一文掌握設備管理體系制度建設的好方法
原創(chuàng)圖文：成都華標企管 首席顧問 蔣良君
設備管理體系建設，是建立標準、實施標準、改進標準的過程，設備管理體系制度的健全性、可行性，對設備管理實施的有效性影響較大，設備管理體系建設“始于策劃，終于落實”。
設備管理體系制度對基層業(yè)務運作具有明確的指導和規(guī)范作用，科學、適用的制度，必須從實際出發(fā)來建立，制度宜簡潔，于事有效，易于執(zhí)行。筆者近幾年對企業(yè)進行設備管理項目輔導、專題培訓、調(diào)研診斷的過程中，發(fā)現(xiàn)企業(yè)設備管理體系制度存在共性的主要問題是“缺、斷、亂”，企業(yè)的設備管理制度質(zhì)量參差不齊，為提升企業(yè)設備管理制度建設的水平，筆者將根據(jù)自己多年輔導企業(yè)設備管理體系建設的經(jīng)驗，將多數(shù)企業(yè)設備管理體系制度存在的典型問題、增修制度的要點、制度落實要點分享如下，供企業(yè)設備管理者參考。
一、企業(yè)設備管理體系制度共性問題
1.1 問題1：缺
1）缺制度。從企業(yè)設備管理全過程（總流程或壽命周期）的角度看，缺該有的制度。例如：化工企業(yè)缺“管道管理制度”，有技改的企業(yè)，缺設備變更與技改管理制度；大量使用切削液的企業(yè)缺切削液管理制度；有智能運維設備、機器人，缺智能運維方面的管理制度。
2）缺該有的要素（或活動、環(huán)節(jié)）。一是根據(jù)管理對象從流程要素的管理的角度看輸入資源、活動、活動的相互作用、輸出結果、顧客（含內(nèi)部顧客）、價值，對實際有的活動在制度內(nèi)缺要求無表述。二是從文件格式看，不能滿足文件管控的要求，或格式不當。如：設備點檢管理，有的企業(yè)缺編制點檢標準的要求和模板，有的企業(yè)缺沒將點檢標準對員工進行培訓達到應知應會，通過逐個驗證確保員工對點檢標準的內(nèi)容達到了應知應會，有的缺點檢發(fā)現(xiàn)問題后的處置方法（含報銷），缺關聯(lián)到設備缺陷故障與檢修管理制度，有的已經(jīng)在使用設備信息化系統(tǒng)中的單據(jù)，而制度卻沒同步修訂，仍然是使用紙質(zhì)單據(jù)的流程和要求。有個別制度的要求不符合實際應用。
3）缺該有的表單。實際有應用表單，在制度內(nèi)沒寫明。管理，很多是透過表單（或電子信息、數(shù)據(jù)）進行運作的。或有的表單還需修訂或整合，更適合實際應用。
4）缺必要的規(guī)范性引用文件。有的制度該規(guī)范性引用文件的沒注明。例如：寫特種設備管理沒引用TSG 08-2017 《特種設備使用管理規(guī)則》，現(xiàn)場管理制度中涉及到安全標識，缺引用GB 2894《安全標志及其使用導則》GB/T 2893.1《圖形符號 安全色和安全標志 第1部分安全標志和安全標記的設計原則》、GBZ 158《工作場所職業(yè)病危害警示標識》、GB 13495.1《消防安全標志 第1部分：標志》等標準。
1.2 問題2：斷
制度的“斷”，指在制度內(nèi)容中應關聯(lián)的制度名稱名稱沒關聯(lián)，沒按需寫明設備管理制度與設備管理體系制度及標準（規(guī)程），以及企業(yè)內(nèi)其他管理體系制度等之間的關聯(lián)。
1）設備管理體系體系制度之間的橫向關聯(lián)。如：設備購置管理或設備前期管理制度涉及到新設備轉固定資產(chǎn)管理時關聯(lián)財務部的“固定資產(chǎn)管理制度”。設備點檢管理、設備狀態(tài)監(jiān)測或檢驗檢測等制度，關聯(lián)設備缺陷故障與檢修管理制度。
2）設備管理制度跨其他體系的制度關聯(lián)。如按需關聯(lián)到資產(chǎn)管理體系、質(zhì)量管理體系、安全管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康管理體系、能源管理體系、信息化系統(tǒng)、人力資源管理等。如：設備管理制度中涉及到培訓的，宜關聯(lián)到人力資源部的“培訓管理制度”、“內(nèi)訓師管理制度”等。設備管理制度中涉及到個人隱性知識管理的宜關聯(lián)到企業(yè)的“知識管理制度”。在設備檢修或技改中有專利的宜關聯(lián)到企業(yè)科技創(chuàng)新管理制度。
3）設備管理制度的縱向關聯(lián)。
適用時向上關聯(lián)，如：子（或分）公司（廠）關聯(lián)股份或集團相應的制度。
適用時向下關聯(lián)，如：設備操作運行管理制度，關聯(lián)到相應的安全操作規(guī)程；設備檢修管理制度，關聯(lián)到設備檢修規(guī)程。
1.3 問題3：亂
1）重復：總部與所屬單位制度內(nèi)容重復（這個問題在有的企業(yè)比較嚴重），或在不同管理體系中對同一管理要求重復寫。
2）沖突：不同制度或標準之間，對同一管理要求存在沖突。（注：此類問題相對少）
3）文控：沒按規(guī)范管理文件，新舊版本管控失效易誤用。比較典型的是在現(xiàn)場崗位能看到失效版本的文件，或在現(xiàn)行制度中規(guī)范性引用的文件是失效版本。
4）注解：有的制度在正文內(nèi)容中用條款的方式寫術語解釋。宜將必要的術語寫在制度的“術語與定義”小標題下。
企業(yè)在建立健全設備管理體系制度時，如何避免以上問題，如何結合企業(yè)識別需要增修的制度，如何寫好制度，請看“增修設備管理制度的方法”。
二、增修設備管理制度的方法
2.1成立“制度優(yōu)化組”
1）通常由設備管理部牽頭，成立“制度優(yōu)化組”，選好參編人員。根據(jù)企業(yè)設備管理的專業(yè)類別，確定參編人員。
2）參編人員，應熟悉本企業(yè)現(xiàn)有的設備管理制度和內(nèi)容，以及設備管理需關聯(lián)的其他體系的文件和內(nèi)容。
3）參編人員，應熟悉PMS /T1-2023《設備管理體系-要求》中適合自己企業(yè)的條文內(nèi)容。
提示：企業(yè)的設備管理流程、制度、表單（含信息化單據(jù)），是企業(yè)設備管理者綜合策劃能力的體現(xiàn)，因此，企業(yè)參編人員的綜合能力，決定了策劃能力，策劃能力決定了輸出制度的質(zhì)量。
2.2輸入：增修前的資料準備與整理
1)集團、公司設備管理文件（含管理組織結構和職責），以及涉及設備管理相關的其他體系內(nèi)文件（安全、質(zhì)量、財務、人力資源等體系）。
2)現(xiàn)有文件清單；包括文件編號、文件名稱、歸口部門、文件層級。
3)各制度中流程簡圖或流程描述；
4)各制度中流程涉及的申請、審核、審批等權責和使用的表單及標準；
5)了解各制度中的部門及崗位職責；
6)每個制度中的表單（紙質(zhì)的、電子或系統(tǒng)內(nèi)的）。
2.3活動：現(xiàn)況診斷——對現(xiàn)有制度進行盤點與評估
2.3.1 制度整體層面——識別缺什么制度、需修訂什么制度。
1）評估系統(tǒng)性——識別缺什么制度
方法1：對照2023版設備管理體系標準(PMS)的條款目錄，將企業(yè)現(xiàn)行設備管理制度名稱對照設備管理體系要素（如圖），結合企業(yè)設備管理實際之需，明確需新增的制度名稱，納入制度增修清單。
方法2：根據(jù)自己的實踐經(jīng)驗，或通過“制度優(yōu)化組”腦力激蕩，明確需新增的制度名稱，納入制度增修清單。
方法3：請設備管理專業(yè)的咨詢師，協(xié)助企業(yè)識別需增修的制度，列出制度增修清單。
提示：
A.思考你的企業(yè)，為達成公司目標（企業(yè)戰(zhàn)略目標、客戶要求、安全要求等），應從哪些方面（組織人員管理、設備全過程及其要素管理）去管好設備？還缺哪些必要的制度？
B.對標PMS /T1-2023《設備管理體系-要求 》建設備管理體系，不是取代企業(yè)原有標準而新建立一套體系，而是在企業(yè)現(xiàn)有體系內(nèi)就設備專業(yè)管理進行按需完善與補充,對現(xiàn)有設備管理進行優(yōu)化和改進。
C.制度不在多，該有的不缺。制度應涵蓋企業(yè)設備管理的所有主要業(yè)務活動，以確保企業(yè)的各項業(yè)務管理活動都能在制度中找到與之相應的文件。
2.3.2 制度單個層面——識別需修訂哪些制度
方法1：識別制度是否存在缺、斷、亂等共性問題。其中重點分析：
A.精簡性：制度與之間制度，內(nèi)容相同或相近的，是否考慮整合為一，簡化重復的內(nèi)容，讓制度更全面且精簡。
B.完整性：職責明確、管理或業(yè)務活動邏輯（流程順序）清晰，流程環(huán)節(jié)不缺失，內(nèi)容或要素完備不遺漏業(yè)務要項，業(yè)務內(nèi)容形成閉環(huán)。附件完備（附錄、表單等）
C.優(yōu)化性：制度內(nèi)哪些表單需取消、整合、優(yōu)化，哪些表單需用電子單據(jù)代替。
D.協(xié)同性：集團、公司制度內(nèi)容層級清晰、內(nèi)容不重復、不沖突；制度內(nèi)涉及設備管理的相關部門、各層級職責明確、劃分合理。
E.關聯(lián)性：同體系制度之間的關聯(lián)、不同體系之間的文件管理。如圖：
F.可行性：條理清晰、內(nèi)容合理、符合實際、制度表述的順序符合實際執(zhí)行流程，易理解可執(zhí)行。
G.合規(guī)性：該規(guī)范性引用的關鍵或重要文件，是否有引用。
方法2：對標PMS /T1-2023《設備管理體系-要求 》的條文內(nèi)容，結合實際需要識別現(xiàn)有制度缺哪些要求。
方法3：通過“制度優(yōu)化小組”腦力激蕩，識別制度內(nèi)需增修的內(nèi)容。
方法4：參考適用的國標、行標、地標、團標等，以及大型企業(yè)好的制度，結合實際按需優(yōu)化現(xiàn)有的設備管理制度。注意：是參考、借鑒，不可照搬照抄。
2.3.3 評估規(guī)范性：文件格式規(guī)范統(tǒng)一?？蓞⒖糋B/T 1.1-2020《標準化工作導則 第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的文件結構或企業(yè)標準格式。
2.4 輸出：明確制度增修清單
由“制度優(yōu)化組”組長負責編制《設備管理制度增修管理表》（簡稱《建制管理表》），明確需修訂、新增、整合、刪除（內(nèi)容重復）的文件名稱、編號，及編制分工、計劃完稿日。
三、寫前準備
3.1理順各部門職責分工（明確與設備管理相關部門、層級及崗位在設備管理中的相應職責，才能有效推動各部門在業(yè)務管理中的協(xié)作與分工。）
3.2按設備全壽命周期管理的過程，按通用管理和專業(yè)管理，理清各制度管理流程及要素。梳理每個制度的流程時，可運用好過程方法（或流程管理方法）和PDCA管理循環(huán)，明確每個過程的輸入、活動、輸出。
3.3 初步梳理每個制度需規(guī)范性引用的文件，熟悉引用文件，看哪些內(nèi)容適合引為己用。
3.4按需了解外部資料。通過網(wǎng)絡、書籍、兄弟單位等查找相關制度文件，作為參考資料，可啟發(fā)思路，起到“他山之石”的良好作用。注意：不能照搬照抄，只可按需選用適合的。
3.5形成統(tǒng)一規(guī)范的制度模板?？蓞⒖紘鴺说母袷?，也可參考企業(yè)標準格式，形成自己企業(yè)規(guī)范的制度模板。可對制度的版面、制度結構、字體、字號、行間距、表格、附注、附錄、附圖等進行規(guī)范。
3.6對缺乏設備管理制度、技術標準（安全操作規(guī)程、保養(yǎng)規(guī)程、潤滑標準、檢驗檢測規(guī)范、狀態(tài)監(jiān)測規(guī)范、非標備件標準、故障處理指南、檢修規(guī)程等）、表單文件編號規(guī)則的企業(yè)，應從企業(yè)標準化管理的角度，進行策劃和建編號規(guī)則。
四、 起草制度
4.1根據(jù)《建制管理表》的編制分工，按公司統(tǒng)一規(guī)范的模板編制，組長負責制度編制的進度和質(zhì)量管理。
4.2制度編制要點
1）職責明確、要素不缺、條理清晰、要求具體可行（其中關鍵要求醒目）、制度或標準按需銜接、形成閉環(huán)。
2）指導性和約束性。制度對相關人員做些什么工作、如何開展工作都有一定的提示和指導，同時也 明確相關人員不得做些什么，以及違背了會受到什么樣的懲罰。制度要強化剛性約束力，剛性不足，制度失去應有的約束作用。凡是制度應與利益掛鉤，否則就是無效的制度。在制度內(nèi)應明確關鍵要求不執(zhí)行的考核規(guī)則，以及鼓勵的行為應獎勵。有人說: “扣錢沒用，跟利益掛鉤也不行。”這句話其實不妥，因為這里面有一個“行情”的概念，什么是行情?獎要獎到心動，扣要扣到心痛，道理就這么簡單，這跟到農(nóng)貿(mào)市場去買東西其實是類似的。
3）關鍵要求一目了然。寫好制度草案后，認真看制度內(nèi)容，將你認為是很重要的要求，用“黑體字+下劃線”進行區(qū)分，這就是所謂的執(zhí)行紅線，可將劃線的內(nèi)容納入執(zhí)行考核，促進制度關鍵要求等落實。如圖：
4）制度中涉及的表單、附錄等，宜與文件分開獨立形成文檔，方便文件管控，更方便日后修訂制度或表單。如圖：
4.3編制人每編制完成1個自己檢查修改后，應及時提交編制組長審閱，并根據(jù)反饋按需修改。
五、評審制度
5.1 先由“制度優(yōu)化組”評審、修改后，再形成會審稿。
5.2 按公司的制度審批流程，將制度電子版發(fā)給制度涉及的部門負責人會審。若有修改的內(nèi)容用紅色字區(qū)分。
5.3根據(jù)會審的結果，對有疑惑的應解釋，對提議合理的宜采納，不采納也應回復理由。有爭議的視需小會討論。
六、宣貫落實
嚴格遵守和執(zhí)行制度，制度的生命力在于執(zhí)行。制度只有通過有效實施，才能實現(xiàn)制度應有的價值，發(fā)揮制度的效用。以下幾項建議，對企業(yè)宣貫、落實制度具有指導作用：
6.1制度審批后發(fā)布，應做好制度宣貫，組織學習，達成共識。
6.2 測試管理骨干對制度的掌握情況，可從制度內(nèi)提取關鍵內(nèi)容，編制約半小時的口頭問答題測試，回答符合率大于80%為合格。
6.3 可開展制度關鍵內(nèi)容競答賽，促進管理骨干對制度的了解與掌握。
6.4將制度內(nèi)的關鍵要求，形成制度執(zhí)行檢查表（或納入設備管理星級評價標準），作為日常檢查的要項。通過抽查關鍵要求的執(zhí)行情況，及時糾偏。每次抽查的結果應通報，兌現(xiàn)獎罰。
6.5 設備管理部應做好監(jiān)督檢查，各執(zhí)行部門應做好自主檢查。千條萬條，不抓落實等于白條。設備部檢查執(zhí)行單位發(fā)現(xiàn)的問題，若執(zhí)行單位有納入自查自糾則不扣分，無自查記錄的則扣分。
6.6在制度實施過程中，制度歸口管理部門（設備部）應及時收集制度運行過程中出現(xiàn)的問題或可采納的建議，按需及時修訂完善。沒有完善的制度，只有不斷完善的制度。對主動提出制度內(nèi)容優(yōu)化的，企業(yè)宜參照合理化建議進行獎勵。提示：制度優(yōu)化可隨時進行，不需等到每年規(guī)定的周期修訂。
本文小結
1.制度建設的目的。企業(yè)的設備管理制度和技術標準，是為設備安全、穩(wěn)定、經(jīng)濟運行提供管理支撐的，屬于必要的非增值活動，雖然不能立竿見影，但通過有效實施制度，可夯實企業(yè)設備專業(yè)管理，讓設備管理流程更順暢、設備相關業(yè)務運作更高效，更好實現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營目標，為企業(yè)滿足客戶的需求而提供產(chǎn)品或服務。
2.制度建設的重點。企業(yè)設備管理體系制度建設，是建立標準、實施標準、優(yōu)化標準的過程，其重點是該有的制度不缺（對標識別、按需確定），現(xiàn)有制度的要素不缺（現(xiàn)有流程中該有的活動不缺）、制度內(nèi)容可行，制度能得到有效執(zhí)行（落實，可通過日常檢查、年度綜合檢查或設備管理星級評價等促進），在實施中按需改進（制度應根據(jù)企業(yè)的發(fā)展而不斷修訂，適應新環(huán)境、新形勢、新任務的要求，針對一些容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)和工作中存在的漏洞，應及時修訂完善），以確保制度的持續(xù)適用性（適宜性）。
3.制度關鍵在落實。 設備管理三分靠制度，七分靠執(zhí)行。設計得再好的制度，若沒有合適的人運行（督導落實），這形同一座堅固卻沒有士兵去保守的城堡，如何通過歸口部門監(jiān)督檢查與通報考核、執(zhí)行部門自查自糾，這是制度落實的關鍵。
注：本文配圖摘自課件《2023版設備管理體系標準（PMS）實施要點解讀》
注：本文配圖摘自課件《2023版設備管理體系標準（PMS）實施要點解讀》
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